Inspirujte se u zdroje: Jak outsourcují autoři Easytasku | Easytask

Inspirujte se u zdroje: Jak outsourcují autoři Easytasku

Datum přidání: 16.02.2016

Kategorie: Easytask, Outsourcing

Outsourcing není žádná věda. Nicméně nespoléhejte na to, že domluvíte spolupráci s prvním dodavatelem a vše se udělá samo. Sepsali jsme pro vás konkrétní tipy, jak outsourcujeme my. Inspirujte se, klidně kopírujte naše řešení. Hlavně však své projekty dotáhněte do konce díky outsourcingu.

Následující řádky neplatí jen pro outsourcing u nás na Easytasku. Platí obecně pro outsourcing marketingových, IT, administrativních a dalších podobných činností. Pro vás, co neradi čtete, jsme článek shrnuli do videa níže.

Zadání projektu

Pokud outsourcujete své projekty, druhá strana nemá šanci tušit pozadí takových projektů, ani jejich cíl. Ví jen to, co jí řeknete. Proto buďte maximálně konkrétní a napište přesně to, co chcete na konci projektu mít.

Špatně: "Hledám dodavatele webových stránek."

Správně: "Hledám programátora webových stránek, který by mi nakódoval nové firemní stránky z dodané grafiky."

Taková první věta v projektu okamžitě signalizuje, že nepoptáváte grafický návrh webu, ani texty, ale programátora. A hned si můžete být jistější, že dostanete relevantní nabídky a neztratíte čas komunikací s nevhodnými dodavateli."

Co by tedy zadání mělo konkrétně obsahovat:

  • V prvním odstavci zadání, ideálně třeba ve dvou větách, vyjádřete, co vlastně hledáte. Když napíšete poptávám nové webovky pro firmu, není jasné, jestli chcete design, nakódování, nebo oboje. Napište přesně: „Poptávám naprogramování nových webovek pro svoji firmu z dodaného designu“. Potenciální dodavatel tak hned ví, že toto je poptávka pro něj, pravděpodobně si přečte i zbytek zadání a navíc se na něj bude i soustředit, protože ho hned v úvodu zaujalo.
  • Důležité body, na kterých projekt stojí, sepište v odrážkovém seznamu, a to ideálně tak, aby následovaly po prvním odstavci. Po přečtení těchto bodů by měl každý dodavatel vědět, jestli poptávku zvládne, nebo ne.
  • Napište přesně, co o dodavateli chcete vědět za informace. Pokud vám je v odpovědi na poptávku nepošle, tak máte hned signál, že asi asi úplně nečetl vaše zadání. No a s takovým dodavatelem spolupracovat nechcete.
  • Snažte se psát jasně, v jednoduchých větách, spisovně a s diakritikou.

 

Udělejte první krok a poptejte svého prvního dodavatele přes Easytask

Výběr dodavatele

Když poptáváme pro své projekty dodavatele, rozhodujeme se podle těchto kritérií:

  • odpověď na poptávku
  • reference
  • cena
  • časová dostupnost
  • a celkový dojem

V odpovědi na poptávku vždy poznáte, zdali si dodavatel četl vaše zadání. Pokud vypadá odpověď šablonovitá a dodavatel jede stylem copy – paste jednoho textu u všech svých nabídek, automaticky doporučuji takového člověka nebrat, ledaže by měl opravdu brilantní reference. Pokud si dodavatel nenajde ani dvě minutky na to, aby napsal odpověď na vaše zadání, je to signál, že bere každou poptávku hlava nehlava, a to není nikdy dobře.

V referencích hledejte takové, které nejvíce odpovídají vašemu projektu. Dneska je moderní dávat si do referencí loga velkých korporací, která vypadají dobře. Ve skutečnosti dodavatel pro takovou korporaci mohl zpracovávat administrativní práci a pokud po něm chcete vytvořit novou firemní identitu, asi to nebude úplně relevantní reference. Ověřujte.

Cena, to je kapitola sama pro sebe. Setkali jsem se s přístupem „nejvyšší a nejnižší cenovou nabídku automaticky škrtám“. My u ceny vždy zkoumáme, jestli je dodavatel si ji schopen obhájit. Pokud si myslíme, že cena neodpovídá práci, zeptáme se dodavatele, na základě čeho tak práci nacenil. Pokud dodavatel rozumně popíše, co se musí udělat a proč je cena jaká je, není důvod nespolupracovat. Naopak si spíš dejte pozor na příliš nízké ceny.

Časová dostupnost je něco, na co se při výběru dodavatele zapomíná. Je pravda, že ti opravdu top lidi z oboru jsou často vytíženi. Proto si s dodavatelem vždy vyjasněte, kolik času je schopen vám věnovat, abyste se půlce projektu nezasekli na tom, že dodavatel nestíhá.

Celkový dojem je velice důležitý faktor při výběru a popravdě, trochu sráží objektivitu výběru. Pro nás platí, že na Easytasku například příliš nespolupracujeme s lidmi bez vyplněného profilu (zejm. fotografie). Taktéž vždy zaručeně odradí webové stránky z roku 2000 a odfláknutá osobní prezentace.

Realizace

Ve fázi realizace už si můžete oddechnout, protože výsledek dostává reálné obrysy. Nezapomeňte zde nastavit 3 důležitá pravidla:

  • způsob komunikace mezi vámi a dodavatelem
  • jasný způsob reportingu odvedené práce
  • a frekvenci tohoto reportingu

Nejhorší, co můžete udělat, je nechat projekt jen tak plynout. Opravdu dobrý dodavatel vás bude pravidelně informovat nehledě na to, jestli si to přejete. Pro jistotu si to však přejte vždy. Přehled o tom, co se děje s vaším projektem, je naprosto nezbytná věc pro úspěšné outsourcování.

 

Pokud máte s Outsourcingem své zkušenosti, napište mi je na michael.illa@ef1.cz. Rád se od vás inspiruji a případně zodpovím i dotazy, které (nejen k Easytasku) budete mít.