5 nejlepších způsobů, jak využít virtuální asistentku | Easytask

5 nejlepších způsobů, jak využít virtuální asistentku

Datum přidání: 24.11.2014

Kategorie: Podnikání

Samotný název virtuální asistentka vytváří poměrně jasnou představu o tom, co se pod ním skrývá. Virtuální asistentka zvládne udělat úkoly klasické asistentky s tou výhodou, že pracuje na dálku, je dostupná a není třeba jí zaměstnávat. V dnešním "top 5" článku se podíváme, jak služby virtuální asistentky můžete využít.

Inspiraci pro tento článek čerpáme z blogu Niny Feldmanové. Článek, který jsme otevřeli, obsahuje 101 způsobu, jak virtuální asistentku využít. Celý článek najdete zde (nutná znalost angličtiny). A teď už na náš výběr.

 

1) Účetnictví

Znáte to - hromady faktur, papírování a byrokracie. Častokrát bez znalosti právních předpisů člověk tápe. Hledá na internetu a ztrácí obrovské množství času. A mnohdy to ani nepřinese kýžené výsledky.

Takže jak na to - najděte virtuální asistentku a vyjeďte jí výpis plateb, ke kterým je potřeba faktura. Pošlete jí také seznam klientů a částek, které chcete vyfakturovat. Když to uděláte 2x měsíčně, bude vás vaše účetní milovat, vy budete mít klidné spaní a minimální náklady.

Tip autora: Velmi oblíbený způsob řešení faktur je u mužů jejich outsourcing na přítelkyně. Tento způsob nedoporučuji! Volte raději virtuální asistentku :-)))

 

2) Práce s databázemi kontaktů

Jako správná moderní firma provozujete i e-mailový marketing a tak pracujete s určitou databázi (nebo databázemi) kontaktů. Postupem času je ale tyto databáze třeba třídit a udržovat. Takový úkol je naprosto typickou ukázkou úkolu, který lidé často odkládají.

Přitom stačí delegovat údržbu databází kontaktů na virtuální asistentku. Věnuje tomu pár minut/hodin měsíčně a díky tomu udržíte e-mailový marketing maximálně efektivní.

Tip autora: Za e-mailingové softwary (Mailchimp, iContact, Smartemailing...) si platíte prostor pro kontakty. Vyplatí se vám zabírat místo kontaktem, který si neotevřel 5 vašich posledních newsletterů? Virtuální asistentka takové kontakty pročiští během chvilky a udržuje databázi aktuální.

 

3) Vytváření prezentací a cenovýh nabídek

Většina podnikatelů se musí nějak prezentovat. Ať už potřebujete stylovou a elegantní prezentaci nebo profesionální cenovou nabídku, virtuální asistentka dokáže pomoci.

Minimálně si od virtuální asistentky nechte vytvořit šablonu prezentace vaší služby či produktu. Do ní pak jednoduše dosadíte data a jdete prezentovat.

Tip autora: S virtuální asistentkou si domluvte i akutní a expresní práce. Pokud nestíháte a do zítřka nutně potřebujete udělat prezentaci, může vám asistentka zachránit krk. Třeba i v neděli ve 20 hodin večer.


4) Správa sociálních sítí

Vaše stránka na sociální síti je kontaktním místem se zákazníky. Máte dobrý obsah, který jim chcete sdílet, ale prostě nemáte čas to tam nějak hezky vkládat a odpovídat zvídavým fanouškům. Nebo potřebujete obsah nasbírat.

Dejte virtuální asistence téma, o kterém má obsah nasbírat. Nechte asistentku vybrat 10 nejzajímavějších čláků a zdrojů. Poté je může "nasázet" do aplikace pro správu sociálních sítí (např. Buffer či Hootsuite) ve třídenním interevalu a voila, na měsíc máte o sociální sítě vystaráno.

Tip autora: Pokud tu je taková možnost, určitě doporučuji najít asistentku s excelentním písemným projevem. Nebo rovnou najměte copywritera a s obsahem může asistentce pomoci.

 

5) Zákaznická podpora

Pokud poskytnete virtuální asistentce dobré zázemí pro podporu zákazníků, můžete si odškrtnout jeden důležitý bod ze seznamu. Dobrým zázemím mám na mysli:

  • dostatečné informace, jak se zákazníky komunikovat (jaký používat styl komunikace, s čím vším jim sama může pomoci)
  • dobře vymezit působnost asistentky (nenechávejte virtuální asistentku řešit technické problémy, kterým nemůže rozumět)
  • dobře organizovaný systém pro podporu zákazníků (např. Helpscout), ve kterém se problémy řeší snadno

Když si od začátku vše vyjasníte, může asistentka podporu řešit velmi pružně. Je třeba se domluvit na konkrétním čase, kdy má podporu poskytovat. Například každý pracovní den v 10:00 vyřídit vše, co je třeba. 

Tip autora: Pokud je to vhodné, k virtuální asistentce můžete doplnit i člověka s technickými znalostmi vaší služby či vašeho produktu. Takoví dva lidé na zákaznické podpoře jsou schopni řešit 99% problémů sami.

 

Na závěr bych rád podotknul, že užívání ženského tvaru "virtuální asistentka" v žádném případě neznamená, že nemůžete mít virtuálního asistenta!

Pokud jsem vás předsvědčil, že virutální asistentka je dobrým tahem, poptejte jí rovnou na Easytasku! Anebo si objednejte virtuální asistentku prostřednictvím mikroslužeb. Můžete si tak tuto službu "osahat" a na vlastní kůži poznat její výhody.