Jak vytvořit systém pro své podnikání | Easytask

Jak vytvořit systém pro své podnikání

Datum přidání: 02.04.2015

Kategorie: Podnikání

Při podnikání často dochází k ohromné ztrátě času a peněz tím, že se více věnujete administrativním úkolům, než samotné práci, za kterou dostáváte zaplaceno. K tomu, abyste maximalizovali svůj zisk, se musíte naučit zacházet s časem. Jeden z nejlepších způsobů, jak dlouhodobě a efektivně vést podnikání, je vytvoření systému.

Systémem se v zásadě rozumí postup, který podchytí a zefektivní veškeré procesy. Zabraňuje tomu, abyste se cítili zavaleni prací, která vás odrazuje a znesnadňuje váš další posun. Získáte tak nadhled nad aktuálními i budoucími povinnostmi. Bez systému se ztratíte, skončíte u spousty rozpracovaných úkolů, přesčasů a lehce opomenete to důležité.

Mezi výhody, které vám zřízení systému přinese, patří například:

  • lepší organizace času
  • předvídání výsledků
  • dokončení práce rychle a efektivně
  • zvýšení kvality práce
  • zvýšení spokojenosti zákazníků

 

K jeho vytvoření se držte následujících kroků:

1) Vyhodnoťte stávající procesy - sepište si své každodenní úkoly od samotného začátku dne až do jeho konce. Nezapomeňte ani úkoly, kterým se věnujete třeba jen jednou za týden či měsíc. Zmapujte je krok za krokem. Určitě narazíte na úkoly, které zaberou příliš mnoho času, nebo úkoly, které se často opakují a bylo by lepší je zařadit k podobným. Možná objevíte spousty nedostatků, ale právě tohle je jedinečná příležitost k jejich odstranění.

TIP: Snažte se to udělat co nejjednodušší. Čím jednodušší a kratší proces, tím méně času mu musíte obětovat. A ušetřený čas vyžijete na palčivější problémy.

2) Sledujte, kolik úkolu věnujete času - tento krok udělejte spolu s vyhodnocováním stávajících procesů. Při všech úkolech měřte, kolik času jimi strávíte. Věnujte tomu alespoň týden nebo dva, aby byla vaše data co nejpřesnější. Může se to zdát zbytečně náročné, ale získáte díky tomu krásný přehled o tom, které úkoly zaberou času až příliš. Jestli vás manuální měření obtěžuje, RescueTime je elegantnější cesta jak zjistit, kam se váš čas vypaří. Tím, že si uděláte přehled, do čeho svůj čas investujete, budete schopni přesunout vaši pozornost k produktivnějším věcem.

TIP: Najměte si virtuální asistentku, která se o rutinní úkoly postará. Můžete jí svěřit například zadávání dat, fakturace, emaily, účetnictví a spoustu dalšího. Inspirovat se můžete pod hashtagem #100tipu na našem Facebooku či Twitteru.

3) Zorganizujte podobné úkoly - vytvořte si tabulku, do které budete zapisovat všechny úkoly spadající do stejné kategorie. Kategorizace práce opět pomůže jejímu zefektivnění, místo toho, abyste náhodně vybírali úkoly, kterým se budete věnovat. Většina podnikatelů používá různé systémy pro získávání zákazníků, účetnictví, zákaznickou podporu, spolupráci a marketing.

4) Zvažte automatizaci - pokud jste právě v začátcích, nemusíte hned na vytvoření automatizovaného systému najmout profesionála. Na internetu najdete spoustu nástrojů, které zvládnou to samé. Můžete zkusit například tyto:

  • SaneBox a Boomerang pro Gmail - SaneBox je služba, která umí automaticky třídit a filtrovat vaše emaily. Na druhou stranu Boomerang je automatická služba umožňující mimo jiné sledování, kdo ze zákazníků zatím na váš email neodpověděl. Zvládá také možnost naplánovat odeslání emailu v budoucnu.
  • HootSuite - nástroj pro správu sociálních sítí, který umožní spravovat hned několik účtů, plánovat příspěvky, zprávy, tweety a analyzovat návštěvnost. Největší jeho výhodou je, že pro postování příspěvků na samotné sociální sítě nemusíte vůbec vkročit a nebudou vás tak zbytečně vyrušovat během práce.
  • MailChimp - neocenitelný pomocník, pokud využíváte emailingového marketingu. Zvládne samotný email navrhnout a následně jej automaticky rozešle. Skvěle lze využít například pro slevy nebo newslettery, i jako připomínka klientům, že zrovna spouštíte nový projekt. Pokud si s MailChimpem nevíte rady, nechte si s nastavením pomoct. A pokud si chcete být jistí, že vaše emailingová kampaň bude opravdu stát za to, vytvořte si strategii.
  • Evernote a Google Docs - k zorganizování všech kancelářských dat je určitě používejte. Cloudové úložiště je nenahraditelné zvlášť pro freelancery, kteří tak mají přístup k veškerým důležitým dokumentům, účtenkám, zápisům ze schůzek a webů kdykoliv a kdekoliv.
  • Wave Accounting - cloudová služba pro fakturaci, účetnictví, výplaty, platby a osobní finance pro freelancery a podnikatele. Pokud se však nechcete pouštět do objevování dalšího programu, můžete si nechat účetní doklady zpracovat u nás.

5) Zaveďte nové procesy - náročnost zavedení nových procesů se odvíjí od počtu zaměstnanců. Přechod proveďte raději postupně a neskákejte do toho po hlavě. Můžou se hodit i zvláštní dokumenty a návody, které pomohou vše vysvětlit ostatním.

TIP: Nemáte čas takový manuál sepsat? Zadejte poptávku na Easytask.

 

Zvládněte mnohem větší množství práce díky zavedení systémů, díky kterým bude vaše práce konzistentní a kompletní. Od získávání nových klientů po dokončení projektu, kvalitní systém pomůže k urychlení a vyšší efektivitě. Automatizací systémů a s využitím výše uvedených nástrojů si ušetříte hodiny a hodiny únavné práce každý týden. Určitě budete vědět, jak s ušetřeným časem naložit.

Potřebujete pomoct se zavedením systému? Máte v podnikání jiné potíže? Nestyďte se si nechat poradit.

 

Článek byl inspirován anglickým originálem.