Virtuální asistentka – sekretářka, která je vám vždy „po ruce“ | Easytask

Virtuální asistentka – sekretářka, která je vám vždy „po ruce“

Datum přidání: 28.04.2014

Kategorie: Podnikání

Jako správná sekretářka vám bude vždy ku pomoci. Udělá vše, co by vám zabralo spoustu času a zdržovalo vás od důležitější práce – sežene vám kontakty, připraví podklady, bude jednat s klienty… Virtuální asistentka z vás sejme břímě nadbytečné práce, aniž byste jí museli vyhradit kancelář.

O tom, že efektivní outsourcing spočívá především v umění uvědomit si, které činnosti už nemusíme dělat sami a může je pro nás dělat někdo jiný (a mnohdy daleko lépe), jsme psali už mnohokrát. A protože si neklademe za cíl pouze ukázat vám přednosti outsourcingu, ale také vám pomoci uvádět ho v praxi a zefektivnit vaše podnikání, přinášíme vám dnes informace o fenoménu zvaném virtuální asistentky.
 
Kdo jsou virtuální asistentky a jak mohou pomoci?
 
Profese virtuální asistentka se u nás teprve zabydluje, a tak se ještě najdou tací, kteří si pod tímto pojmem představují počítačovou aplikaci nebo sadu cloudových nástrojů. Nenechte se ale mýlit – virtuální asistent je člověk z masa a kostí, který vám může být ku pomoci, i když se nachází na druhé straně republiky, ne-li rovnou na druhém konci světa – i to je totiž možné. Zde bychom jen rádi podotkli, že i když se v článku bude více objevovat femininum, samozřejmě může jít i o asistenty - muže. Jsou to pracovníci, kteří mají všechny dovednosti šikovné sekretářky – jsou komunikativní, své práci dobře rozumí, umějí pracovat s informacemi a vždy přesně vědí, kde je hledat, jsou ve své práci zběhlí, a tedy i rychlí a práci na PC zvládají na nadstandardní úrovni. - Jsou tedy vždy o krok před námi, a v tom spočívá hlavní důvod, proč by pro nás měli dělat i to, na co si myslíme, že ještě stačíme sami. Jejich služeb lze využít ke komplexní administrativní správě - když např. budete potřebovat shromáždit či aktualizovat určitá data, připravit podklady pro jednání, vytvořit tiskové materiály (formuláře, dopisy, prezentace), ale třeba i zarezervovat letenky, domluvit schůzky s klienty či partnery atd. Na rozdíl od sekretářky virtuální asistentka není vázána pracovní dobou. Pracuje z domova, a tak vám může být k dispozici kdykoliv - večer, o víkendu i o svátcích. Už pojem „virtuální“ napovídá, že komunikace probíhá většinou přes internet, případně po telefonu. Virtuální asistentku budete mít stále „po ruce“, aniž byste ji museli trvale zaměstnat ve firmě. To je oproti sekretářce další velké plus – platíte jí jen za odvedenou práci, žádný fixní měsíční plat a nadstandardní výdaje spojené s výjezdy apod.
 
Kde hledat virtuální asistentku
 
Sehnat šikovného virtuálního asistenta nebo asistentku už dnes není problém, a to i díky službě Easytask.cz, kde na nové poptávky čeká hned několik virtuálních asistentů. Pokud byste hledali asistenta v zahraničí, může vám posloužit třeba portál odesk.com. Služeb virtuálních asistentů ze zahraničí využijete např. při organizaci zahraničních projektů či spolupráci se zahraničními partnery a klienty. Samozřejmě, že vám v takových případech mohou být plně k dispozici i čeští asistenti (budou-li mít znalosti, které potřebujete, a dostatečnou jazykovou výbavu), asistent z dané země ale může mít širší přehled kupříkladu o právních normách svého státu (nebo alespoň lepší představu, kde potřebné informace hledat). V případě vzdálenějších zemí není na překážku ani to, když asistent bude znát danou kulturu, mentalitu lidí apod.
 
Jak zadávat práci virtuálním asistentkám?
 
Až si vyberete „tu svou“ asistentku, bude dobré, když si hned na začátku ujasníte určitá pravidla spolupráce - např. kterou formu komunikace upřednostňujete (e-mail, telefon, SMS), že report odvedené práce za uplynulý den chcete vždy v osm ráno nebo že mezi 12 a 13 hodinou vám určitě nemá volat, protože si nepřejete být rušen u oběda. Zamezíte tak případným kolizím a asistentka bude mít jasnou představu o režimu spolupráce. U outsourcingu obecně platí, že dodavatel odvede práci úměrnou kvalitě zadání. Ne jinak tomu bude s vaší virtuální asistentkou.
Až jí budete zadávat úkoly, nedávejte jí kusé instrukce a nespoléhejte se na to, že bude vždy vědět, co přesně chcete. Ani sebeinteligentnější asistent či asistentka si při zadání „vypsat kontakty na manažery partnerských firem“ nedomyslí, jestli chcete telefony a e-maily včetně poštovních adres, nebo jen některý z údajů. Pokud budete chtít jen telefonní čísla a svědomitá asistentka shromáždí veškeré údaje, bude to pro ni zbytečná práce (a pro vás zbytečné výdaje za takovou práci). Buďte tedy vždy konkrétní! Zároveň byste měli přesně specifikovat, v jaké formě pro vás má asistentka materiály připravit. Viz předchozí příklad – chcete kontakty do tabulky v Excelu, nebo je chcete v jiném formátu – např. pro export do e-mailového klienta? Dbejte také na termíny. Když asistentce napíšete, že kontakty potřebujete co nejdřív, lze to chápat tak, že je chcete do hodiny, nebo příští den ráno. Udání přesného termínu je tedy důležité pro obě strany. Zadáte-li na vypracování nějakého úkolu delší termín, měli byste si odevzdání práce rozvrhnout tak, abyste měli představu o tom, jestli asistentka na úkolu dělá průběžně. Pokud tedy budete chtít připravit např. seznam kontaktů na právní poradce v oboru finančního práva a budete jej chtít za týden, nechejte si prvních několik kontaktů poslat třeba už do dvou dnů. Pravidel pro zadávání práce virtuálním asistentkám by se dala napsat ještě celá řada, ale to by bylo spíš na samotné desatero. Pamatujte si proto alespoň tato pravidla - jsou základem oboustranně fungující spolupráce. Další pravidla si stanovíte na základě toho, jak bude probíhat právě vaše kooperace.